Un collega mi chiede sostanzialmente se per comunicare formalmente con il proprio Comando (per approfondire il tema delle comunicazioni dei militari, leggi qui!) si deve per forza mandare una raccomandata (magari con avviso di ricevimento) o ci si può eventualmente limitare ad una semplice p.e.c. … beh, prima di andare alla risposta credo sia opportuno fare una breve introduzione su cosa sia una p.e.c. e su che valore legale abbia.
Ebbene … iniziamo col dire che la posta elettronica certificata (la cosiddetta p.e.c, per intenderci!) è un sistema di trasmissione informatica di messaggi simile alla comune e-mail ma che, a differenza di quest’ultima, ha pieno valore legale sulla base della “certificazione” del gestore. Ovviamente, può parlarsi di trasmissione elettronica certificata solo quando sia il mittente che il destinatario abbiano una casella di posta elettronica certificata (servizio che è normalmente a pagamento ma che vi consiglio comunque di sottoscrivere quanto prima: considerate infatti che il prezzo per un anno di abbonamento corrisponde grossomodo a quello che paghereste alla posta per inviare una singola raccomandata con avviso di ricevimento)
Secondo l’art. 5 del D.P.R. n. 68 del 2005, “Regolamento recante disposizioni per l’utilizzo della posta elettronica certificata, a norma dell’articolo 27 della legge 16 gennaio 2003, n. 3” la p.e.c. funziona grossomodo così:“il messaggio di posta elettronica certificata inviato dal mittente al proprio gestore di posta elettronica certificata viene da quest’ultimo trasmesso al destinatario direttamente o trasferito al gestore di posta elettronica certificata di cui si avvale il destinatario stesso; quest’ultimo gestore provvede alla consegna nella casella di posta elettronica certificata del destinatario” [1]. Un messaggio inviato tramite p.e.c. assume quindi un pieno valore legale perché il gestore del servizio ne “certifica” l’integrità e la non alterazione: il gestore, infatti, inserisce il messaggio p.e.c. in una “busta di trasporto” (una specie di busta postale virtuale) che garantisce sostanzialmente che questo sia stato trasmesso (e consegnato al destinatario) integro e non alterato [2]. Inoltre, con la:
- ricevuta di accettazione, si ha la certezza dell’avvenuta trasmissione da parte del mittente con l’esatta indicazione di ora e data di invio;
- ricevuta di avvenuta consegna, si ottiene una certificazione dell’avvenuta ricezione da parte del destinatario con l’esatta indicazione di ora e data di consegna,
al pari quindi di una comune raccomandata con avviso di ricevimento … ecco perché si dice comunemente che la p.e.c. ha lo stesso valore di una raccomandata [3]!
Tanto premesso, torniamo alla domanda con cui abbiamo aperto questo post: posso comunicare con il mio Comando militare tramite p.e.c. o devo per forza inviare una comune raccomandata? Beh, non c’è alcun dubbio circa la possibilità inviare una p.e.c. al posto di una comune raccomandata (magari con avviso di ricevimento): il nostro Comando è difatti obbligato ad accettarla, attribuendole peraltro il medesimo valore di una comune raccomandata con avviso di ricevimento! L’articolo n. 48 del Decreto Legislativo n. 82 del 2005 “Codice dell’amministrazione digitale” è molto chiaro sul punto, stabilendo che:
- “La trasmissione telematica di comunicazioni che necessitano di una ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna avviene mediante la posta elettronica certificata ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68, o mediante altre soluzioni tecnologiche individuate con le Linee guida.
- La trasmissione del documento informatico per via telematica, effettuata ai sensi del comma 1, equivale, salvo che la legge disponga diversamente, alla notificazione per mezzo della posta [4].
- La data e l’ora di trasmissione e di ricezione di un documento informatico trasmesso ai sensi del comma 1 sono opponibili ai terzi se conformi alle disposizioni di cui al decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68, ed alle relative regole tecniche, ovvero conformi alle Linee guida” [5].
So benissimo che molti Comandi dimostrano una certa ritrosia nei confronti della posta elettronica certificata, tanto da bollare chi manda una p.e.c. quasi come un “PECcatore”, ma via assicuro che la cosa è più dovuta al disagio provato per il cambiamento che ad altro … molti militari sono restii alle novità! Non esitate quindi ad usarla perché è uno strumento al comodo, economico ed estremamente efficace! È solo una questione di tempo … tutti si abitueranno alla p.e.c. e sono convinto che prestissimo nessuno ci farà più caso! Tanto detto, non mi resta che salutarvi.
[1]: art. 6 del D.P.R. n. 68 del 2005 – Ricevuta di accettazione e di avvenuta consegna:“1. Il gestore di posta elettronica certificata utilizzato dal mittente fornisce al mittente stesso la ricevuta di accettazione nella quale sono contenuti i dati di certificazione che costituiscono prova dell’avvenuta spedizione di un messaggio di posta elettronica certificata. 2. Il gestore di posta elettronica certificata utilizzato dal destinatario fornisce al mittente, all’indirizzo elettronico del mittente, la ricevuta di avvenuta consegna. 3. La ricevuta di avvenuta consegna fornisce al mittente prova che il suo messaggio di posta elettronica certificata è effettivamente pervenuto all’indirizzo elettronico dichiarato dal destinatario e certifica il momento della consegna tramite un testo, leggibile dal mittente, contenente i dati di certificazione. 4. La ricevuta di avvenuta consegna può contenere anche la copia completa del messaggio di posta elettronica certificata consegnato secondo quanto specificato dalle regole tecniche di cui all’articolo 17. 5. La ricevuta di avvenuta consegna è rilasciata contestualmente alla consegna del messaggio di posta elettronica certificata nella casella di posta elettronica messa a disposizione del destinatario dal gestore, indipendentemente dall’avvenuta lettura da parte del soggetto destinatario. 6. La ricevuta di avvenuta consegna è emessa esclusivamente a fronte della ricezione di una busta di trasporto valida secondo le modalità previste dalle regole tecniche di cui all’articolo 17. 7. Nel caso in cui il mittente non abbia più la disponibilità delle ricevute dei messaggi di posta elettronica certificata inviati, le informazioni di cui all’articolo 11, detenute dai gestori, sono opponibili ai terzi ai sensi dell’articolo 14, comma 2, del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445”.
[2]: art. 11 del D.P.R. n. 68 del 2005 – Sicurezza della trasmissione:“1. I gestori di posta elettronica certificata trasmettono il messaggio di posta elettronica certificata dal mittente al destinatario integro in tutte le sue parti, includendolo nella busta di trasporto. 2. Durante le fasi di trasmissione del messaggio di posta elettronica certificata, i gestori mantengono traccia delle operazioni svolte su un apposito log dei messaggi. I dati contenuti nel suddetto registro sono conservati dal gestore di posta elettronica certificata per trenta mesi. 3. Per la tenuta del registro i gestori adottano le opportune soluzioni tecniche e organizzative che garantiscano la riservatezza, la sicurezza, l’integrità e l’inalterabilità nel tempo delle informazioni in esso contenute. 4. I gestori di posta elettronica certificata prevedono, comunque, l’esistenza di servizi di emergenza che in ogni caso assicurano il completamento della trasmissione ed il rilascio delle ricevute”.
[3]: peraltro, come vedremo dopo, ai sensi dell’art. 48 del Codice dell’Amministrazione digitale (Decreto Legislativo n. 82 del 2005):“1. La trasmissione telematica di comunicazioni che necessitano di una ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna avviene mediante la posta elettronica certificata ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68, o mediante altre soluzioni tecnologiche individuate con le Linee guida. 2. La trasmissione del documento informatico per via telematica, effettuata ai sensi del comma 1, equivale, salvo che la legge disponga diversamente, alla notificazione per mezzo della posta. 3. La data e l’ora di trasmissione e di ricezione di un documento informatico trasmesso ai sensi del comma 1 sono opponibili ai terzi se conformi alle disposizioni di cui al decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68, ed alle relative regole tecniche, ovvero conformi alle Linee guida”.
[4]: peraltro, l’articolo 47 del Codice dell’Amministrazione digitale (Decreto Legislativo n. 82 del 2005) prevede che:“le pubbliche amministrazioni utilizzano per le comunicazioni tra l’amministrazione ed i propri dipendenti la posta elettronica o altri strumenti informatici di comunicazione nel rispetto delle norme in materia di protezione dei dati personali e previa informativa agli interessati in merito al grado di riservatezza degli strumenti utilizzati” (art. 47, comma 3).
[5]: a dire il vero, il Codice dell’Amministrazione digitale (Decreto Legislativo n. 82 del 2005) si spinge oltre. L’art. 45 prevede infatti che:“1. I documenti trasmessi da chiunque ad una pubblica amministrazione con qualsiasi mezzo telematico o informatico, idoneo ad accertarne la provenienza, soddisfano il requisito della forma scritta e la loro trasmissione non deve essere seguita da quella del documento originale. 2. Il documento informatico trasmesso per via telematica si intende spedito dal mittente se inviato al proprio gestore, e si intende consegnato al destinatario se reso disponibile all’indirizzo elettronico da questi dichiarato, nella casella di posta elettronica del destinatario messa a disposizione dal gestore”.
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